V drugi polovici meseca marca 2026 smo aplikacijo dopolnili z modulom “Napovedi oddaje vlog”. Sistem bo dvakrat mesečno pošiljal napovedi prehoda vlog za naslednje mesece (meseca marca se pripravi napoved za mesece maj, junij in julij). Napovedi prejmejo skrbniki, predstavniki RRA ter uslužbenci na posredniških telesih in organu upravljanja.
Za kakovostno spremljanje projektov ni dovolj poznati le njihovega trenutnega stanja, temveč tudi verjeten nadaljnji potek postopkov. Zato je v aplikaciji vzpostavljen napovedni model, ki ocenjuje, kdaj bodo posamezni projekti prehajali med ključnimi mejniki postopka, od prispetja vloge v sistem do podpisa pogodbe. Model ne temelji zgolj na prvotno načrtovanih datumih, temveč na kombinaciji načrtovanih rokov, dejansko doseženih dogodkov in analitične ocene verjetnega nadaljnjega razvoja.
Pri izračunu imajo posebno vlogo mejniki M2a, M2b, M3a, M4a in M5 oziroma M5a. M2a pomeni prispetje vloge na posredniško telo, M2b njeno formalno popolnost, M3a prispetje na organ upravljanja, M4a izdajo odločitve o podpori, M5 oziroma M5a pa pogodbeno fazo oziroma dejanski podpis pogodbe. Ko je posamezen mejnik dosežen in pravilno zabeležen, ga sistem ne obravnava več kot napoved, temveč kot realiziran dogodek. Nadaljnja napoved se zato vedno izračunava od zadnje dejansko dosežene procesne točke naprej.
Takšen pristop omogoča bistveno bolj realistično spremljanje projektov kot statični terminski plan. Projekt, ki je že dosegel fazo odločitve o podpori, se v nadaljnjem izračunu ne obravnava več enako kot projekt, ki je še vedno v fazi priprave dokumentacije. Napoved se torej sproti prilagaja dejanskemu procesnemu položaju posameznega projekta.
Aplikacija pri tem uporablja tudi metodo Monte Carlo. Ta metoda izhaja iz dejstva, da trajanje posameznih postopkov v praksi ni vedno enako, saj je odvisno od kompleksnosti projekta, kakovosti dokumentacije, potreb po dopolnitvah in drugih okoliščin. Na podlagi zgodovinskih podatkov o preteklih projektih sistem zato oceni, kako dolgo praviloma trajajo prehodi med mejniki, in iz tega izračuna najbolj verjeten nadaljnji razvoj.
V osrednjih tabelah se praviloma uporablja scenarij Monte Carlo P50, ki predstavlja srednji, najbolj reprezentativen scenarij prihodnjega poteka. Ta ni ne pretirano optimističen ne pretirano konservativen, zato je posebej primeren za operativno spremljanje projektov, oceno pričakovanega dotoka vlog ter pripravo pregledov in poročil.
Napoved prehodov projektov je zato bistveno več kot prikaz načrtovanih rokov. Predstavlja analitično podporo upravljanju projektnega portfelja, saj omogoča zgodnejše zaznavanje zamud, boljšo oceno prihodnjih obremenitev posredniških teles in organa upravljanja ter bolj zanesljivo načrtovanje prihodnjih aktivnosti.